E-fulfilment uitbesteden?

Wordt je garage of loods wat te krap en wil je je volop concentreren op online marketing en sales in plaats van pakjes maken? Dan is het tijd om je fulfilment aan een externe partner uit te besteden.

Logistieke rompslomp

Er zijn heel wat mogelijkheden om de logistieke rompslomp van je webshop uit te besteden. Van klein tot groot. Eender welke vorm je kiest: het kost je een deel van je marge. Tegelijk is het noodzakelijk om je online business slim te laten groeien zonder zélf een logistiek bedrijf te worden. Welke keuzes kan je maken en wie is dan voor jou de ideale fulfilment partner? Alles hangt af van je huidige orderaantallen, je producten en uitzonderingen op de regel, je afzetmarkt, doelstellingen, internationale perspectieven en tal van andere factoren. Wacht dus niet te lang om je zoektocht naar de juiste fulfilment partij te starten. Je hebt immers flink wat huiswerk te doen! We gunnen je een blik achter de schermen van 3 fulfilment bedrijven.

VdH Logistics

We praten met Frederik Stoop, sinds 2011 bij VdH Logistics. Het familiebedrijf zorgt vanuit het Waasland met 15 medewerkers voor de logistieke ondersteuning van direct mail, marketing activiteiten en E-commerce.

Frederik: “Flexibiliteit is een kernbegrip in een modern logistiek bedrijf. Elk project is uniek en verdient de aandacht voor elk detail. We denken steeds na over de beste oplossing in functie van de doelstellingen van de klant. Dat is een wisselwerking waarbij we onze expertise met die van de klant samenbrengen."

VdH biedt een totaalpakket aan e-fulfilment services aan, van opslag en orderpicking tot verzending en rapportering. Daar komt heel wat bij kijken, niet in het minst een sterke organisatie en tal van ingebouwde controleprocedures.

Frederik: “Orders komen binnen in ons Warehouse Management Systeem (WMS). Op basis daarvan geeft het WMS een pick-opdracht aan de orderpickers die de gewenste goederen verzamelen uit het magazijn. Afhankelijk van de grootte, gewicht en kwetsbaarheid van de goederen, wordt voor elk order het meest geschikte verpakkingsmateriaal gebruikt.”

Het ingepakte order wordt verzendklaar gemaakt en wacht op de koerierdienst in kwestie. “Bpost, UPS, DPD, TNT, … komen hier dagelijks langs. De exacte verzendwijze is steeds in samenspraak met de klant. De klant kan steeds via een webapplicatie de status opvolgen van de orderverwerking en verzending.

UITBESTEDEN DIE HANDEL!?

Denk je na over het outsourcen van het logistieke luik van je webshop? Hier zijn 5 voordelen:

Geen investeringslast
Opslag in externe magazijnen bespaart je de investering in een eigen ruimte. Ook over materieel voor het laden en lossen en personeel voor ontvangst en opvolging hoef je je geen zorgen te maken.
Schaalvoordeel
De logistieke partner kan door grootschaliger aankopen van verpakkingsmateriaal en samenwerking met koerierdiensten betere prijzen aanbieden voor deze facetten.
Tijdsbesparing
Wachten op leveringen, kwaliteitscontrole, ordervoorbereiding voor B2C of B2B, zoektocht naar en keuze van verpakkingsmateriaal, ontvangst retours, verzendlabels aanmaken, enz… de logistieke partner zorgt voor alles.
Retourbehandeling
Ontvangst, kwaliteitscontrole, eventuele herzending naar een nieuw adres, opnieuw opname in de voorraad. Ook hier kan de logistieke partner je ontzorgen.
Optimalisatie verzendkanalen
Door de ervaring met meerdere koerierdiensten kan de logistieke partner je adviseren over betere (veiliger, snellere, goedkopere, …) verzendmogelijkheden.

Mariasteen Gits

Koen Staelens is onze gesprekspartner in Gits bij Roeselare. Hij startte meer dan 25 jaar geleden als IT-er in Mariasteen en is vandaag bijzonder trots op de logistieke faciliteiten die in de afgelopen jaren zijn opgebouwd.

Capaciteit

Mariasteen beschikt over drie volautomatische magazijnen die drie dimensies bestrijken van logistieke opdrachten.

Een volautomatisch magazijn, specifiek ingericht voor lange goederen met een gewicht tot 3.000 kg.
Een standaard palettenmagazijn tot 2.000 kg, ook geschikt voor eurpaletten buiten de standaardmaten. Ook hier volautomatische picking.
Tenslotte zijn er ook twee “paternoster magazijnen” voor kleine onderdelen. Deze magazijnen zijn kleine torentjes die honderden bakjes en schuifjes bevatten, te vergelijken met een apothekerskast. Picking gebeurt hier gedeeltelijk automatisch en gedeeltelijk manueel.

Lange termijn visie

Enkele grote productiebedrijven hebben een samenwerking met Mariasteen. Samen met de bedrijven in kwestie wordt bepaald hoe een nieuwe opdracht het best wordt aangepakt. De groei ligt echter vooral in het aantrekken van nieuwe projecten die ook kortlopend kunnen zijn. En het mag best wel complex zijn, bijvoorbeeld met veel varianten, personalisatie of maatwerk. Vandaar ook – terecht - de blik naar webshops. Die webshops moeten wel voldoende orders realiseren, want elk project moet de garantie hebben om mensen aan het werk te zetten en te houden.

Technologie

Koen Staelens is vanuit zijn IT background een van de grondleggers van het SAP systeem bij Mariasteen. Vandaag is dat ontegensprekelijk het kloppend hart van de organisatie. Alles wordt van daaruit gestuurd. Een 15tal techneuten zorgt voor koppelingen met externe systemen om orders binnen te loodsen en schrijven processen voor de interne werking.

Winkelweb

Koen: “Het project Winkelweb. be is voor Mariasteen een eerste kennismaking geweest met E-commerce. Onze klanten zijn vooral productiebedrijven die een deel van hun assemblage, stockage en order handling aan ons toevertrouwen in een lange termijn relatie. Omdat we ook echt wel heel flexibel kunnen inspelen op behoeften, zijn wij ook bijzonder geschikt voor het logistieke werk van webshops.”

Het winkelweb concept bracht echter niet de gewenste bedrijfsprofielen op. Het waren vaak kleine opstartende webshops die (nog) niet het volume aan orders hadden die het interessant maken om de logistieke taken uit te besteden.

Logistieke hub

Ism stad Roeselare en City Depot zijn er gesprekken bezig om goederen buiten de stad te stockeren om ze makkelijk naar de binnenstad te krijgen met fietsen en kleinere bestelwagentjes. Koen: “Ook hier zoeken we welke rol wij kunnen spelen met onze faciliteiten, onze ligging en de aard van onze onderneming” Mariasteen heeft zich – door de contracten met de grotere klanten – gespecialiseerd in enkele sectoren, zoals metaal en aluminium. Het machinepark en de magazijnen zijn er op aangepast. Maar er worden ook fietsen of verlichting geasssembleerd of rolgordijnen op maat samengesteld. Voeding is vooralsnog een sector die niet wordt bediend. Toch staat men open voor projecten in die sector. Koen: “Zo hebben we recent gesprekken gevoerd met iemand die Belgische bieren online verkoopt. Het project is tenslotte niet doorgegaan omdat de klant nog niet het omslagmoment heeft bereikt. Onze voorwaarde is dat we voor een klant minstens 2 FTE’s moeten kunnen toewijzen. Continu. Dat zogenaamde omslagmoment is eigenlijk makkelijk te bepalen. Van zodra één persoon een dagtaak kan besteden aan het verzamelen van het order, eventueel personaliseren, assembleren, inpakken en verzendklaar maken, is het nuttig om de berekening te maken. Start-ups die de eerste jaren zelf instaan voor stockage, inpakken en verzenden kunnen die ervaring perfect gebruiken om bij een omschakeling naar extern fulfilment de logistieke partij in kwestie te briefen. Wie fulfilment uitbesteedt krijgt meteen meer tijd voor marketing en sales.

Kostprijs

Het feit dat er met mensen met een beperking wordt gewerkt, heeft geen invloed op de uiteindelijke kostprijs. M.a.w. het is er niet goedkoper dan bij een regulier logistiek bedrijf. Koen: “In de markt wordt heel fel onderschat wat wij doen. Vooral omdat men nog steeds de perceptie heeft dat wij een beschutte werkplaats zijn, waar we kartonnen dozen vullen en dichtkleven. Ik kan zonder schroom zeggen dat we vandaag een van de meest vooruitstrevende en best uitgeruste logistieke bedrijven zijn in Vlaanderen.” In principe wordt de kostprijs berekend op basis van 3 factoren: Het aantal kubieke meters stockageruimte, het aantal handelingen en de complexiteit ervan, en tenslotte eventueel de kost voor het aanschaffen van een machine. De technische faciliteiten om het werk gedaan te krijgen, de koppelingen tussen de databanken (voor het heen en weer sturen van orders en opvolging) gebeurt door Mariasteen zelf en is normaal gezien geen kost voor de klant.

Internationaal

Mariasteen vzw won onlangs in de bouwsector een Europese tender. De SAP integratie, de ISO certificatie en de specialisatie in aluminium en stockage van lange producten waren doorslaggevend. Dergelijke projecten of klanten brengen een bedrijf in een bepaalde specialisatie, die naderhand kan aangewend worden voor gelijkaardige markten. www.mariasteen.be