Page 1 Created with Sketch.

Alle berichten

Shape Created with Sketch. Artikels

Platform Verbond der Vlaamse Tandartsen

Het Verbond der Vlaamse Tandartsen (VVT) vertegenwoordigt 80 procent van de actieve tandartsen in Vlaanderen. Met haar 3.500 leden is de organisatie de sterke motor voor de verdediging van de tandartsen, de tandheelkunde en de mondgezondheid. Als een van de pioniers startte de organisatie met een community website om haar primaire doelstelling te behalen: de leden zoveel en zo goed mogelijk ondersteunen. De samenwerking met Indie Group is voor het VVT een belangrijke schakel in het succes van de website.

Verbond der vlaamse tandartsen

De vereniging heeft als doel de verdediging van alle belangen van de practici in de tandheelkunde zowel op wetenschappelijk als op materieel gebied in het kader van de vrije uitoefening van de geneeskunde. In een snel veranderende wereld zijn de uitdagingen om modern kwalitatief hoogstaande tandheelkunde te verwezenlijken groot. De organisatie startte daarom jaren terug met het community gegeven. Een moeilijke opgave door de historische onderbudgettering van de tandheelkunde in de ziekteverzekering die al jaren wordt meegedragen. Kim Durwael, Web Copywriter bij het Verbond der Vlaamse Tandartsen, vertelt ons meer over de online aanpak van de organisatie.

Hoe is die online aanwezigheid van het Verbond der Vlaamse Tandartsen geëvolueerd?


Kim: “Onze organisatie begon in de jaren negentig met een Bulletin Board System. Een software die het mogelijk maakt om via een telefoonlijn vanaf een andere computer gebruik te maken van bepaalde diensten. Denk aan het uitwisselen van berichten en het up- en downloaden van gegevens. Het is ondertussen een prehistorisch systeem. Later stapten we over naar een klassieke website (www.vvt.be), gecombineerd met een forum voor de community van leden.”

“Daarnaast informeren we ook Vlaamse patiënten. Rond het jaar 2000 werd www.mijntandarts.be gelanceerd. Een website met praktische informatie over alle tandartsen in Vlaanderen. Web services houden de informatie continu up-to-date.”
 

We gaan graag dieper in op het community gegeven dat al een hele tijd meedraait in jullie organisatie. Waarom hebben jullie de stap gezet om die online te bedienen?


Kim: “In het digitale tijdperk is er steeds meer vraag naar snelle kanalen om informatie te verkrijgen, ook van onze tandartsen. Een totaalconcept van website en forum was een logische stap om dichter bij de tandartsen te staan en om beter informatie te verschaffen. Via de website kunnen we op de vraag van onze leden inspelen. Het voordeel is dat het administratief proces van de tandartsen veel efficiënter verloopt.”
 

"Een totaalconcept van website en forum was een logische stap om dichter bij de tandartsen te staan en om beter informatie te verschaffen."

Efficiënter werken, is dat het doel van de website?


Kim: “Onze primaire doelstelling blijft onze leden zoveel mogelijk ondersteunen waar nodig. Hen helpen efficiënter te werken is daar een onderdeel van. Idealiter moeten ze met een druk op de knop alle informatie kunnen oproepen. Wij zijn er om alles vlotter te laten verlopen en bijstand te verlenen. We proberen een soort online toevluchtoord te creëren voor alles wat te maken heeft met het beroep. We streven naar een handige en veilige tool die onmisbaar is voor het beroep. Single sign-on voor de vele toepassingen is hierbij ons eerste credo.”

Jullie streven naar een volledige ondersteuning van jullie leden. Dat is zeer breed, hoe uit zich dat op het vlak van functionaliteiten op de website?


Kim: “Via een single sign-on melden onze leden zich aan, waardoor ze toegang hebben tot verschillende applicaties. Onze huidige website biedt talloze mogelijkheden, die we in twee grote delen opsplitsen.”

“Enerzijds vooral de informatieve kant: zaken opvragen, een uitgebreide zoekfunctie volgens relevantie en toegang tot online informatiebundels die men kan uitprinten. Deze informatiebundels bouwen zelf interne navigatie op met CSS. Via de nieuwspagina communiceren we over vernieuwde wetgevingen en besluiten. Onze publicatie kunnen onze leden zonder enig problemen opnieuw bekijken via de website.”

“Het tweede deel is meer functioneel getint. Tandartsen hebben toegang tot een activiteitenkalender en kunnen zich inschrijven voor cursussen, lezingen en andere bijeenkomsten. Ze kunnen hun accreditering (gevolgde nascholing m.a.w.) nagaan van de voorbije jaren. Ook hebben ze directe toegang tot de wachtdienstgegevens van zichzelf en hun regio met heel wat interactiviteit. De wachtdienstmodule laat toe de beurtrollen te consulteren, een collega te zoeken om te ruilen, en zelfs real-time je eigen telefoonnummers tijdens een wachtdienst aan te passen. Verder kunnen tandartsen online hun verslag invullen en is er een module om de ophaling Indaver van gevaarlijk medisch afval te beheren. De module praktijksite laat tandartsen toe hun eigen praktijksite op www.mijntandarts.be te beheren. Ook het forum is na meer dan 10 jaar nog altijd heel succesvol.”
 


 

Hoe hebben jullie de nood en relevantie van de functionaliteiten achterhaald?


Kim: “We zijn begonnen bij tandartsen, want zij liggen aan de basis van onze community. Een luisterend oor en een algemene enquête over het gebruik van de website gaf ons voldoende informatie om aan de slag te gaan. Met die informatie in het achterhoofd werd een beperkt team van een zestal collega’s opgericht om de basisstructuur uit te tekenen.  Zo kwamen we uiteindelijk tot een prachtig eindresultaat die voldoet aan de eisen van ons doelpubliek.
 

Dat klinkt alsof jullie tijdens de voorbereiding weinig obstakels hadden?


Kim: “Dat lijkt misschien zo, maar elk online project brengt uitdagingen met zich mee. We waren vooraf overtuigd dat ons online aanwezigheid een samenhangend geheel moest vormen. De grootste uitdaging is de navigatie op de website door de enorme hoeveelheid informatie. De oplossing om alles overzichtelijk te houden is een strak stramien met dossierpagina’s die via CSS zelfstandig submenu’s op twee niveaus genereren. De onderbudgettering maakt het er ook niet makkelijker op!”

Online evolueert razendsnel, waardoor ook de website regelmatig moet geupdatet worden. Hoe gaan jullie te werk?

Kim: “Websites verouderen tegenwoordig snel. We werken daarom samen met Indie Group op regelmatige basis nieuwe features uit en aangepaste, actuele designs. Vorig jaar voerden we een grote update door. Samen met Indie Group kozen we resoluut voor meer automatisering in het updaten met web services vanuit onze eigen database en meer toegankelijkheid met mobiele apparaten.  Hiervoor werd een volledig nieuwe back-end uitgewerkt.”

“We zijn ook continue op zoek naar verbeterpunten. Een laatste realisatie waren geïntegreerde pagina’s voor ieder van onze lokale afdelingen, met een eigen webmaster. De kalenders van de lokale afdeling worden nu automatisch aangemaakt. Om de inschrijvingen vlot te laten verlopen is een multifunctioneel universeel inschrijvingsformulier voorzien.”

“De wisselwerking met Indie Group is in alle onderdelen van de ontwikkeling essentieel. Het vastleggen van doelstellingen, bepalen van de structuur, design uitwerken, nieuwe features implementeren et cetera. De vaak complexe functionaliteit die we wensen kan enkel via doorgedreven overleg gerealiseerd worden.”

De wisselwerking met Indie Group is in alle onderdelen van de ontwikkeling essentieel."

Hoe ervaren jullie de samenwerking met Indie Group?


Kim: “We houden rekening met de planning bij Indie Group zodat de developers vlot kunnen doorwerken. In praktijken werken tandartsen hetzelfde. Iedereen werkt graag efficiënt. Een urgentie er tussen nemen moet uiteraard kunnen. Onze aandacht hiervoor wordt geapprecieerd.”

De website bevat gigantisch veel content, hoe zorgen jullie dat al die content online komt?


Kim: “De website is heel handig voor het beheren en delen van content. Dat is een immens verschil met vroeger. Bijvoorbeeld de complexiteit van wetgeving rond praktijkvoering is voor onze leden moeilijk bij te houden.  Dan is een referentiewerk nodig. De tijd van een naslagwerk met losse pagina’s die voortdurend geüpdatet worden is voorbij. Hetzelfde geldt voor de activiteiten. Alles wordt van uit onze centrale database in ons tandartsenhuis via webservices naar de website verzonden.”
 

Welke acties onderneem je om tandartsen te informeren over het gebruik van de website?


Kim: “Iedere tandarts kent onze website.  De uitdaging is ze aan te sporen die maximaal te gebruiken.  De lancering van de vernieuwde website werd enkele keren uitgebreid aangekondigd in onze maandelijkse publicaties vvtnieuws en vvtmagazine. Een persoonlijke mail met aanmoediging kon uiteraard niet ontbreken. Daarnaast werd er tijdens grote bijeenkomsten kort aandacht besteed aan de nieuwe ontwikkelingen van de website. Vooral voor de occasionele gebruikers is dat belangrijk.”

Ondertussen zijn jullie alle vele jaren online actief. Zijn jullie tevreden met waar de website nu staat?


Kim: “De inschrijvingen op onze activiteiten lopen bijna uitsluitend via de website. We horen eigenlijk weinig nieuws of opmerkingen over de website. En geen nieuws, betekent meestal goed nieuws. Als leden niet tevreden zijn, zouden we dat snel horen. We volgen regelmatig seminaries bij Unizo rond communicatie en daaruit blijkt dat onze strategie goed zit.”

Hoe zie je de website de komende jaren evolueren?


Kim: “Dat is een moeilijke vraag. In eerste instantie denk ik aan een nog verdere integratie van onze diensten. Momenteel zijn we bezig met de ontwikkeling van een online systeem om al onze leden hun bijgewoonde activiteiten te laten evalueren. De verspreiding van de evaluatiepagina zal via meerdere kanalen plaatsvinden: mail, overlays na inloggen en misschien ook sms.”

“Daarnaast zit gans het beroep in een digitale revolutie.  De overheid wil alle communicatie, zoals bijvoorbeeld geneesmiddelenvoorschriften, briefjes voor het ziekenfonds zo snel mogelijk volledig digitaal. Maar ook aan de stoel is digitaal afdrukken en Cad-cam vervaardigen van kronen en bruggen het adagium. Ook in de orthodontie wordt alles digitaal. Opportuniteiten snel herkennen en realiseren, misschien met meerdere partners, daar hopen we op.”

"Opportuniteiten snel herkennen en realiseren, misschien met meerdere partners, daar hopen we op.”