Door Laurens op za, 07/15/2017 - 11:42
Het proces van een geslaagde systeemintegratie

De 6 stappen tot een geslaagde systeemintegratie

In het eerste deel van dit tweeluik over systeemintegratie spraken we over de  voordelen van een koppeling tussen verschillende bronnen van informatie voor zowel je onderneming als je klant. In dit tweede deel gaan we dieper in op hoe je een dergelijke systeemintegratie nu het beste aanpakt. Je leest onder meer over het belang van:

  • Het zorgvuldig definiëren van je beoogde doelstellingen en doelgroepen;
  • Een diepgaande analyse van de informatie binnen elk systeem;
  • Het zorgvuldig in kaart brengen van hoe systemen met elkaar communiceren;
  • Continue evaluatie en optimalisatie om een geslaagde systeemintegratie ook zo te houden.

— Weet waarom je integreert

Je start meteen verkeerd als je de koppeling van verschillende systemen als doel op zich ziet. Systeemintegratie is slechts een middel om bepaalde doelstellingen te realiseren en bepaalde doelgroepen een meerwaarde te bieden. Denk daarom eerst goed na over waarom je bepaalde systemen met elkaar wil laten communiceren. Lees het eerste deel over systeemintegratie om meer te weten te komen over de voordelen die systeemintegratie je biedt.

Breng daarna in kaart over welke informatie je medewerkers op bepaalde momenten moeten beschikken om hun taken succesvol uit te voeren. Daarnaast helpen persona’s en customer journey’s je bij de identificatie van de informatie die je klanten nodig hebben om te converteren. 

- Lees hier meer over het belang van persona’s en customer journey’s bij de integratie tussen de website en webshop van colora.

— Gebruik de juiste systemen

Wanneer je weet waarom je tot integratie wil overgaan, kies je de systemen die je aan elkaar zal koppelen. In principe zijn alle systemen, op elk niveau, met elkaar te integreren. Elke onderneming heeft evenwel een eigen inrichting van applicaties en platformen. Daarom is geen enkel integratietraject hetzelfde.

Een grondige technische analyse biedt je inzicht in welke systemen de nodige informatie bevatten en welke softwarepakketten overbodig zijn. Sommige applicaties worden namelijk met zodanig veel functionaliteiten uitgebreid dat de focus op de kernfunctie verloren gaat. Andere ondernemingen investeren dan weer overmatig in dure, uitgebreide systemen om ze dan enkel voor een beperkte functionaliteit te gebruiken. Gebruik systemen waarvoor ze bedoeld zijn en beperk ze in aantal om meer efficiëntie in je bedrijfsprocessen te bekomen.

— Kies een leidend systeem

Indien data over verschillende systemen heen is verspreid, moet je een systeem kiezen dat de data centraliseert en de andere systemen aanstuurt. In het geval van gegevens die van toepassing zijn op voorraden, prijzen en basis productinformatie – zoals SKU’S en productnamen – is het ERP-systeem doorgaans de belangrijkste bron van informatie.

- Meer over specifieke ERP-integraties lees je in dit blogartikel.


Beschik je over verrijkte productinformatie zoals bijvoorbeeld afbeeldingen en productbeschrijvingen in verschillende talen dan is het interessant dat het PIM-systeem centraal staat. Bovendien is het efficiënter om ook je voorraden en prijzen vanuit de PIM te beheren. Op die manier behoud je namelijk het ideale traject waarbij de PIM het scharnierpunt is tussen je ERP-systeem en je online platform.

- Meer over de werking en de voordelen van een PIM-systeem lees je hier.

— Breng de informatiestroom in kaart

Je hebt inzicht in de informatie die je medewerkers en klanten nodig hebben, je beschikt over de correcte systemen en je hebt een centrale bron van informatie waaraan de andere systemen gekoppeld zullen worden.

Nu kan je de gewenste stroom van in- en uitgaande informatie in kaart brengen, die nodig is om de doelstellingen te realiseren en de beoogde doelgroepen optimaal te bedienen. Bovendien onderzoek je als laatste stap in deze analyse-fase hoe de verschillende systemen met elkaar zullen communiceren.

— Koppel de systemen aan elkaar

Na bovenvermelde analyses ga je over tot de uiteindelijke integratie. Achter de schermen van je digitaal platform koppel je de nodige systemen waardoor ze vanaf nu met elkaar in verbinding staan. Voer ook de nodige aanpassingen uit zodat je centrale bron van informatie altijd zelf over de meest up-to-date data beschikt. Bepaal verder de juiste frequentie waarmee de leidende applicatie de data naar andere systemen verstuurt.

Schenk daarnaast ook de nodige aandacht aan de front-end van je platform. Zorg ervoor dat de gebruikers ervan alle informatie, zoals prijzen en beschikbare voorraad, snel en intuïtief terugvinden.

- Benieuwd naar een systeemintegratie in de praktijk? Lees hier meer over de koppeling tussen het ERP, CRM, PIM en Magento back-end van Pelckmans Uitgevers.

— Evalueer en optimaliseer op voortdurende basis

Het monitoren en evalueren van de informatiestroom is een laatste belangrijke stap, die velen jammer genoeg vaak uit het oog verliezen. Je kan de efficiëntie van je data- en bedrijfsprocessen enkel gedurende lange termijn verbeteren als je deze processen actief en op voortdurende basis in het oog houdt.

Controleer overigens regelmatig wat de impact is op het totale ecosysteem van je onderneming wanneer een bepaald systeem een wijziging ondergaat. Dit kan tot gevolg hebben dat ook een update in de systeemintegratie noodzakelijk is. Houd dus continu de vinger aan de pols om er voor te zorgen dat alles blijft werken zoals het hoort.

 

Wil je jezelf verder informeren over andere interessante e-business topics? Lees dan zeker deze
gerelateerde artikelen:

Wat zijn de voordelen van systeemintegratie voor je business én je klanten?

ERP-integratie zonder kopzorgen

Of schrijf je hieronder in op onze nieuwsbrief om steeds op de hoogte te blijven!
 

 

Wil ook jij dat je onderneming én je klanten van de voordelen van systeemintegratie genieten?
 

Neem contact op