Alle berichten
Artikel

"PIM" Productinformatie efficiënt beheren

Vaak is het besef er wel degelijk, maar de mogelijke oplossingen zijn niet of onvoldoende gekend, dus ploetert men verder op de gebruikelijke manier.
Dominique De Rijcke, zaakvoerder Indie Group

In comes the PIM

Op stevige fundamenten kan je bouwen. Dit geldt ook voor jouw online verhaal. Online zaken doen en het efficiënt en doelgericht verspreiden van productinformatie gaan hand in hand met elkaar. Alleen al daarom is het verstandig om stil te staan bij het beheer van jouw productinformatie.

De gebruikelijke oplossing voor de eerder genoemde problemen is het inzetten van een PIM systeem (Product Information Management systeem).

Centraal beheer

Productinformatie is vaak verspreid over verschillende departementen, ondergebracht in verschillende systemen of gewoon van buitenaf aangeleverd.

Hier kan een PIM systeem optreden als centraal verzamelpunt voor alle informatie. PIM spreekt meerdere bronnen aan en bundelt deze mooi binnen één, departement-overschrijdend, systeem.

Aan de hand van filters kan de informatie eerst gezuiverd (sanitized) worden, alvorens deze in het PIM systeem worden opgenomen. Ook kunnen voorrangsregels ingesteld worden om te bepalen welke bronnen leidend zijn.

Het PIM systeem centraliseert, organiseert, categoriseert, lokaliseert, synchroniseert en laat verrijking van productinformatie toe. Kortom een handvol mogelijkheden die we graag op een rijtje plaatsen.

Het doel van Product Information Management is het zuiveren en centraliseren van productinformatie, om op consistente wijze zowel accurate als up-to-date informatie te voorzien voor verschillende kanalen.
Dominique De Rijcke, zaakvoerder Indie Group

Organiseren

Afhankelijk van de noden en wensen kunnen binnen PIM de nodige workflows en goedkeuringsprincipes worden ingebouwd. Zo kunnen taken onder verschillende medewerkers en departementen (of externen) verdeeld worden. Ook wordt bepaald of nieuwe gegevens of wijzigingen gewoon doorstromen of goedkeuring vereisen.
Organiseren van je data gaat echter verder dan enkel de workflow bepalen. Je producten moeten ook georganiseerd worden in functie van de verschillende kanalen waar deze informatie zal gebruikt worden. Bij het aansturen van een webshop komt bijvoorbeeld heel andere informatie kijken dan bij het beschikbaar stellen van technische fiches voor installateurs.
PIM laat je toe om informatie op elk kanaal af te stemmen.

Categoriseren

De manier waarop producten binnen een onderneming zelf gecategoriseerd zijn, weerspiegelt zelden een logische indeling voor de eindklant. Een PIM laat je toe om voor elk kanaal de producten in verschillende categorieën op te delen en zo duidelijk te communiceren. Op die manier krijg je een overzicht van hoe je producten gevisualiseerd zullen worden.

Lokaliseren

Efficiënt omgaan met meertaligheid.

Meertaligheid is in het online of omnichannel verhaal niet meer weg te denken. Toch ontbreken in de bestaande systemen goede functionaliteiten om met vertalingen om te gaan. Ook hier komt PIM in tegemoet: je kan op een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke manier vertalen of accounts aanmaken voor vertalers om informatie rechtstreeks in het systeem in te geven. De mogelijkheid blijft bestaan om vertalingen vanuit externe bronnen(bv. Excel sheet) in te lezen en zo de productinformatie te verrijken.

Synchroniseren

Product Information Management zorgt ervoor dat alle productinformatie vanuit één centraal punt beschikbaarkan worden gesteld voor diverse distributiekanalen. Deze kanalen krijgen enkel de benodigde informatie door en synchroniseren op die manier steeds met de meest up-to-date en accurate informatie.

Verrijken

Tegemoetkomen aan steeds veranderende omgevingen.

Naast alle informatie waarvoor reeds bronnen bestaan kan de PIM ook aangewend worden om producten verder te verrijken met bijvoorbeeld informatie uit de marketingactiviteiten, extra foto’s voor de e-shop, taxonomie voor het CMS, etc.

Per kanaal leg je vast welke informatie vereist is alvorens deze mag doorgestuurd worden, zo krijg je overzichtelijk op het netvlies welke informatie nog ontbreekt per kanaal.