Page 1 Created with Sketch.

Alle berichten

Shape Created with Sketch. Artikels

Uw website koppelen met externe bronnen

Elke webshop is uniek. En dan hebben we het niet over het productaanbod of design, maar over de manier waarop de internetwinkel ingepast wordt in een bredere structuur van externe databanken, logistieke flows en IT processen. We grasduinen even door enkele scenario’s…

Productinformatie en stockstatus (ERP)

ERP systemen bevatten een schat aan informatie. Het is het kloppend hart van een onderneming, waarop vaak de interne structuur, boekhouding, klantenbeheer en zelfs klantenservice is gebaseerd.

Maar laten we hier toch even iets dieper kijken dan de processen op zich.

Vind je de volgende gegevens van je producten terug in je ERP?

- begrijpbare productnaam
- commerciële korte en lange omschrijving
- het gewicht van de eenheidsverpakking
- producteigenschappen die voor een consument van belang zijn
- relaties met àndere producten (vb hoesjes bij smartphone)
- meerdere productfoto’s
- stockstatus
- …

Het loont de moeite je database even te screenen en de gegevens te beoordelen vanuit het standpunt van de consument. Omdat een ERP systeem initieel niet bedoeld is voor externe communicatie, zal hier wellicht nog wat werk aan de winkel zijn...

Heel wat processen hangen af van de stock status van een product.
Het synchroniseren van die gegevens moet wellicht (zo goed als) real time gebeuren en vereist dus ook een goede analyse. Zéker als je ook de stock in je fysieke winkels wil meerekenen.

De synchronisatie met een ERP systeem is een traject waar een grondige voorstudie moet aan voorafgaan. Onderschat die fase niet.

“Het is belangrijk te weten dat het koppelen of synchroniseren van gegevens een degelijke analyse vergt. Deze processen zijn immers de achillespezen van je online onderneming.”

Nicolas Acou, Indie Group

Boekhouding en facturatie

Je webshop kan ongetwijfeld na elk order een factuur opmaken en die als PDF file beschikbaar stellen of zelfs doormailen naar de koper. Perfect.
Maak je daar gebruik van, let dan goed op dat de facturen enkel worden gemaakt, na afronding van een correct betaald order.

Stem goed af met je boekhouder over de wijze waarop de online verkopen in het algemene factuurboek van je onderneming moeten worden ingepast.

Indie Group ontwikkelde een koppeling met Exact Online, een online boekhoudpakket waar de orders en verkoopfacturen vanzelf naartoe gestuurd worden vanuit je Magento webshop. Deze koppeling zit standaard in de “Startshop” oplossing.

Klantengegevens (CRM)

De kennis over je klanten kan cruciaal zijn op veel domeinen. Zo kan de aankoophistoriek van een klant bepalen welke kortingen van toepassing zijn, of wil je de klantenkaartgegevens synchroniseren om online én offline aankopen samen te brengen.

Het is vooral goed na te denken welke gegevens voor jou precies van belang zijn en waar die beschikbaar zijn.

In een B2B verkoop kan de prijs van je producten afhankelijk zijn van de klantengroep waartoe de koper behoort. Klantengroepen, prijsafspraken, toegekende kortingen, leveringsadressen, en andere beschikbare gegevens worden meestal in een CRM systeem beheerd.  Een synchronisatie met een dergelijke externe bron is in dat geval een must.

Orderbeheer

Is je garage je stockageruimte, dan zal een mailberichtje van een binnenkomend order voor jou voldoende zijn.
Heb je een eigen warehouse, dan moet een web-order de geijkte logistieke paden volgen.
Staan je goederen bij een externe logistieke partner gestockeerd en gebeurt fulfilment dààr, dan is het ook nodig om een degelijke doorstroming naar hun systeem te voorzien.

Indie Group realiseerde de koppeling tussen de Duvel webshop en bpost fulfilment. 
Elk order op duvelshop.be wordt voortaan direct doorgestuurd naar het fulfilment systeem bij bpost.

Email marketing

Wens je nieuwsbrieven en promoties uit te sturen via e-mail naar je klanten of e-mail abonnees, dan is het goed dat de adressen die op de webshop verzameld worden, doorstromen naar het e-mail pakket in kwestie.

Online betaalfaciliteiten

Elke webshop beschikt over (online) betaalmogelijkheden, die via één of meerdere betaalproviders wordt aangeboden. De koppeling van je account bij die gekozen provider met je webshop is een eenvoudige klus, waarbij je steeds de mogelijkheid hebt om de nodige testen uit te voeren alvorens met echte betalingen te starten.

Verzending

De klant heeft nogal wat wensen op vlak van verzending. Het is dus goed om verschillende opties te voorzien in de webshop. Bpost beschikt zo over de “shipping manager”. Dit is een module waarbij de online koper zijn leveringsvoorkeur kan selecteren tijdens de checkout op de webshop.
Ook Kiala en andere koerierdiensten beschikken over een dergelijke tool.

Het voordeel geldt niet alleen aan klantenzijde. Ook voor de webshop verantwoordelijke is het daarna handig om het order in de bpost backoffice te kunnen bekijken, labels uit te printen en orders klaar te zetten voor ophaling. Ook tracking gegevens en de status van een pakje kunnen hier worden opgevraagd.

Het integreren van dergelijke modules kan voor heel wat tijdswinst zorgen achter de schermen.

Ons advies

Voor een e-commerce start-up kan een webshop perfect standalone functioneren zonder enige koppeling. Er zal wat meer manueel werk vereist zijn. De praktijk zal snel duidelijk maken welke processen tevéél werk opslorpen. Het is goed om je optimalisatie dan stapsgewijs toe te spitsen op die processen. Grotere ondernemingen zullen de webshop van bij de start moeten integreren met bestaande business flows. Echter nooit zonder aandacht voor de kwaliteit van de beschikbare gegevens en nooit zonder het maken van een grondige voorafgaande analyse.