Door lorenzo op di, 07/05/2016 - 08:00
PIM - Productinformatie efficiënt beheren

Herkenbaar?

Ondernemingen die hun productinformatie gecentraliseerd en efficiënt kunnen beheren hebben vandaag de dag een enorm competitief voordeel binnen het omnichannel verhaal.

Zij kunnen snel schakelen, hebben up-to-date informatie beschikbaar en kunnen deze informatie makkelijk verrijken om tegemoet te komen aan nieuwe distributiemogelijkheden (website, webshop, apps, ...).

In realiteit loopt dit bij heel wat ondernemingen spaak, zeker wanneer de origine ervan niet in het digitaal ligt.

Productinformatie zit vaak verspreid over diverse medewerkers, is verdeeld over verschillende omgevingen (ERP, Excel documenten met prijzen, Google Drive mappen met afbeeldingen, ...) of is opgeslagen in verschillende formaten (bv. technische informatie die enkel op papieren fiches beschikbaar is), waarvan de bron niet langer beschikbaar is, enz...

 

“Vaak is het besef er wel degelijk, maar de mogelijke oplossingen zijn niet of onvoldoende gekend, dus ploetert men verder op de gebruikelijke manier.”
DOMINIQUE DE RIJCKE

Frustratie en tijdsverlies

De impact van gedecentraliseerd beheer van informatie is groter dan je zou verwachten. Denk maar aan het dagdagelijks opzoeken van de laatste versie van een productomschrijving, de recentste productfoto’s, de laatste prijslijst is, enzovoort.

Dit leidt tot ergernissen en tijdsverlies onder de medewerkers binnen een organisatie.

De tijd en inspanning die nodig is om alles gebundeld te krijgen zorgt dan weer voor vertragingen in de time-to-market van nieuwe producten, updates en campagnes.

Wanneer meerdere versies van dezelfde informatie gaan circuleren komt het nadeel naar boven dat er mogelijks verouderde of ronduit incorrecte informatie wordt verspreid, met misnoegde klanten, leveranciers of erger tot gevolg.

Kortom, er zijn voldoende redenen om uit te kijken naar een degelijke oplossing.

In comes the PIM

Op stevige fundamenten kan je bouwen. Dit geldt ook voor jouw online verhaal. Online zaken doen en het efficiënt en doelgericht verspreiden van productinformatie gaan hand in hand met elkaar. Alleen al daarom is het verstandig om stil te staan bij het beheer van jouw productinformatie.

De gebruikelijke oplossing voor de eerder genoemde problemen is het inzetten van een PIM systeem (Product Information Management systeem).

Centraal beheer

Productinformatie is vaak verspreid over verschillende departementen, ondergebracht in verschillende systemen of gewoon van buitenaf aangeleverd.

Hier kan een PIM systeem optreden als centraal verzamelpunt voor alle informatie. PIM spreekt meerdere bronnen aan en bundelt deze mooi binnen één, departement-overschrijdend, systeem.

Aan de hand van filters kan de informatie eerst gezuiverd (sanitized) worden, alvorens deze in het PIM systeem worden opgenomen. Ook kunnen voorrangsregels ingesteld worden om te bepalen welke bronnen leidend zijn.

Het PIM systeem centraliseert, organiseert, categoriseert, lokaliseert, synchroniseert en laat verrijking van productinformatie toe. Kortom een handvol mogelijkheden die we graag op een rijtje plaatsen.

 

“Het doel van Product Information Management is het zuiveren en centraliseren van productinformatie, om op consistente wijze zowel accurate als up-to-date informatie te voorzien voor verschillende kanalen.”
DOMINIQUE DE RIJCKE

 

Organiseren

Afhankelijk van de noden en wensen kunnen binnen PIM de nodige workflows en goedkeuringsprincipes worden ingebouwd. Zo kunnen taken onder verschillende medewerkers en departementen (of externen) verdeeld worden. Ook wordt bepaald of nieuwe gegevens of wijzigingen gewoon doorstromen of goedkeuring vereisen.

Organiseren van je data gaat echter verder dan enkel de workflow bepalen. Je producten moeten ook georganiseerd worden in functie van de verschillende kanalen waar deze informatie zal gebruikt worden. Bij het aansturen van een webshop komt bijvoorbeeld heel andere informatie kijken dan bij het beschikbaar stellen van technische fiches voor installateurs.

PIM laat je toe om informatie op elk kanaal af te stemmen.

 

“Bij zowat elke omni-channel strategie komt wel een PIM om de hoek kijken.”
DOMINIQUE DE RIJCKE

 

Categoriseren

De manier waarop producten binnen een onderneming zelf gecategoriseerd zijn, weerspiegelt zelden een logische indeling voor de eindklant. Een PIM laat je toe om voor elk kanaal de producten in verschillende categorieën op te delen en zo duidelijk te communiceren. Op die manier krijg je een overzicht van hoe je producten gevisualiseerd zullen worden.

Lokaliseren

Efficiënt omgaan met meertaligheid

Meertaligheid is in het online of omnichannel verhaal niet meer weg te denken. Toch ontbreken in de bestaande systemen goede functionaliteiten om met vertalingen om te gaan. Ook hier komt PIM in tegemoet: je kan op een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke manier vertalen of accounts aanmaken voor vertalers om informatie rechtstreeks in het systeem in te geven. De mogelijkheid blijft bestaan om vertalingen vanuit externe bronnen (bv. Excel sheet) in te lezen en zo de productinformatie te verrijken.

Synchroniseren

Product Information Management zorgt ervoor dat alle productinformatie vanuit één centraal punt beschikbaar kan worden gesteld voor diverse distributiekanalen. Deze kanalen krijgen enkel de benodigde informatie door en synchroniseren op die manier steeds met de meest up-to-date en accurate informatie.

Verrijken

Tegemoetkomen aan steeds veranderende omgevingen

Naast alle informatie waarvoor reeds bronnen bestaan kan de PIM ook aangewend worden om producten verder te verrijken met bijvoorbeeld informatie uit de marketingactiviteiten, extra foto’s voor de e-shop, taxonomie voor het CMS, etc.

Per kanaal leg je vast welke informatie vereist is alvorens deze mag doorgestuurd worden, zo krijg je overzichtelijk op het netvlies welke informatie nog ontbreekt per kanaal.

To PIM or not to PIM

De keuze voor een PIM is een fundamentele beslissing omtrent hoe je onderneming met productinformatie en het beheer ervan omgaat. Verneem je hier graag meer over? Indie Group maakt graag de tijd om de mogelijkheden met jou te spreken.

Contacteer ons vrijblijvend!