ERP-integratie zonder kopzorgen

ERP-integratie zonder kopzorgen:
Automatisch van ERP naar online en terug


Alleen al bij het horen van de woorden ERP, integreren en online, breekt bij velen het angstzweet uit. En toch is het koppelen van je ERP-pakket met je online processen essentieel. Voor bedrijven die efficiënt en professioneel werken is het logisch dat zowel financiële-, HR-, product-management- en andere bedrijfsprocessen geautomatiseerd zijn. En communiceren met de online platformen. Hoe je dat doet? Met een aantal onmisbare bouwstenen.

— Waarom integratie winst oplevert

Enterprise Resource Planning, kortweg ERP, stroomlijnt processen voor een vlotter en eenvoudiger verloop. En hoe groot of klein je organisatie ook is,  het automatiseren van terugkerende taken is altijd gewenst. Zo bespaar je tijd en geld, en maak je optimaal gebruik van je beschikbare middelen.

Het ERP-systeem is niet noodzakelijk de bron van alle mogelijke informatie. Vaak worden diverse andere systemen ingeschakeld voor specifieke doeleinden, denk maar aan een Digital Asset Management (DAM) systeem voor het beheer van je beeldmateriaal, een Product Information Management (PIM) systeem voor het onderhouden en verrijken van je productinformatie, je CRM-pakket, et cetera.

Door deze systemen met elkaar te connecteren worden aanpassingen in één systeem automatisch opgepikt door de andere systemen. Zo vermijd je fouten, voorkom je dubbel werk en blijft alle informatie up-to-date doorheen je hele organisatie, dus ook je online omgeving. Dat heet integratie.

— Maatwerk

Door de populariteit van ERP-systemen en online platformen zou je hopen dat er een eenvoudige, zeg maar plug-en-play, oplossing bestaat. Helaas, pindakaas. Uniformiteit bestaat niet. Elke onderneming hanteert een eigen manier van werken met heel wat verschillende inrichtingen van ERP-systemen tot gevolg. Idem trouwens voor de online platformen. Ook die zijn telkens anders, op maat van het bedrijf. Geen twee integratietrajecten zijn identiek te noemen. De sleutel tot succes is om steeds te vertrekken vanuit een grondige voorbereiding en analyse.

— Begrijp je processen

De belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle integratie tussen online en ERP? Een heldere en volledige kijk op de verschillende bedrijfsprocessen. Te beginnen met je online omgeving: begrijp je workflow en de opbouw van de componenten. Van producten, prijzen tot klanten. Hoe verloopt je orderproces? Hoe zijn de producten samengesteld? Hoe verhouden ze zich onderling? De antwoorden op deze vragen zijn essentieel. Vanuit een uitstekend begrip van de relatie tussen producten, klanten, prijzen  en workflow, wordt de vertaling naar functionaliteiten en vereisten veel makkelijker. Idem voor je ERP-systeem. Zorg ervoor dat je inzicht hebt in de informatiestructuur van je ERP-pakket. Weet welke info er wel en niet aanwezig is. Breng ook je interne bedrijfsflow goed in kaart: van klanten en producten tot orders en verloop. Niemand begrijpt je business beter dan jijzelf. Hoe duidelijker het helikopterzicht, hoe vlotter het integratieproces.

Stap drie. Onderzoek welke informatie écht van belang is. Moet alle informatie continu of in real-time uitgewisseld worden tussen ERP en online-platform? Of is een regelmatige uitwisseling in een of twee richtingen voldoende? Een voorbeeld: prijsinformatie moet enkel vanuit je ERP gecommuniceerd worden naar online. Omgekeerd moet je ERP wel de nieuwe orders die online binnenstromen verwerken en bijhouden. Een ander voorbeeld is stockbeheer. Hiervoor is informatie in real-time vaak van belang. Voor een bestelhistoriek is één update per dag voldoende.

— Grotere slaagkans

De integratie van ERP en online platformen heeft een grote impact op de volledige organisatie. Verhoog je slaagkansen en zorg voor een vlot verloop door stakeholders in het volledige proces te betrekken. Sowieso raakt de integratie van een ERP-systeem en een e-commerce-platform elk onderdeel van de organisatie. Het is aangeraden om van bij de start interne stakeholders te betrekken. Zo komen belangrijke aandachtspunten boven water en is iedereen meteen betrokken.

— Leiders en volgers

Systemen integreren is een samenwerking tussen verschillende partijen. Daarbij is duidelijkheid over de verschillende verantwoordelijkheden erg belangrijk. Elke betrokken partij moet definiëren welke componenten en functionaliteiten hun systeem aanlevert. Is dit minder eenduidig dan verwacht? Of hebben verschillende systemen dezelfde functie? Spreek af welk systeem de leiding neemt en welk volgt. Het doel is duidelijk: voor elke informatie mag er slechts één originele bron zijn.

— Aan tafel

Breng bij aanvang alle partijen aan tafel om het project en de workflow te bespreken. Dit werkt verhelderend en komt de doorlooptijd ten goede.

 

Webshop-ERP-integratie in 10 topics.

Een kant-en-klare oplossing voor de integratie van ERP-systemen en webshops is er niet. Bij een eerder ‘klassieke’ e-commerce integratie starten we steeds vanuit de analyse van onderstaande tien componenten.

  1. Productcatalogus:
    de basis-, technische-, marketinginformatie en organisatie van je producten.
  2. Klanten:
    op basis van CRM-informatie.
  3. Stock:
    gaat het om real-time stockvoorraad of een periodieke status van de stock?
  4. Prijs:
    een overzicht van productprijzen, kortingen, klant-specifieke prijzen en staffels.
  5. Tax:
    welke btw en andere taxaties zijn van toepassing?
  6. Shipping:
    wat zijn de verzendmethodes en bijhorende kosten?
  7. Verwerken van betalingen:
    hoe worden on- en offline betalingen verwerkt?
  8. Orderverwerking:
    van een online bestelling naar een interne order(picking).
  9. Orderverzending en -status:
    hoe verloopt de opvolging en afhandeling van een order?
  10. Orderhistoriek:
    overzicht en details van lopende en afgewerkte orders en facturen.

— Module, P2P of middleware

Grosso modo zijn er drie courante technieken voor een zo vlot mogelijke integratie: modules, point to point en middleware. Geen paniek, we overstelpen je niet met de technische bits en bytes. We geven wel de voor- en nadelen van elk systeem.

Zo zijn modules vaak beschikbaar. De belangrijkste ERP-systemen ontwikkelden zelf onderdelen om online platformen te integreren. Het nadeel is dat ERP-systemen zo afgestemd zijn op de individuele noden van een organisatie dat een snelle module- installatie zelden tot nooit volstaat. Tip: onderzoek zelf in welke mate de module beantwoordt aan de mogelijkheden die nodig zijn in je organisatie. Rijmt ze niet met 90 procent van je out-of-the-box-wensen? Misschien zoek je beter een andere oplossing.

Mogelijkheid nummer twee is een zogenaamde point to point-integratie. Kortweg P2P. Deze systemen worden op maat gemaakt en laat het ERP-systeem toe om rechtstreeks te communiceren met bijvoorbeeld je webshop of app. Dankzij het maatwerk is de flexibiliteit enorm. Toch is een waarschuwing op zijn plaats: P2P creëert een directe en externe toegang tot je ERP-pakket, het hart van je onderneming. Wees ervan bewust dat dit risico’s met zich meebrengt. Als het ERP-systeem (tijdelijk) onbereikbaar is, valt ook het online platform in duigen.

 

“Door systemen met elkaar te integreren worden aanpassingen automatisch opgepikt, vermijd je fouten en blijft alle informatie up-to-date.”

 

Het nadeel van P2P buigt middleware om in een voordeel. Bij de middleware oplossing wordt  gebruik gemaakt van een derde systeem, dat de informatiestroom tussen het ERP-pakket en de andere systemen verzorgt. De tussenschakel geeft informatie door, monitort, optimaliseert en houdt bij. Het voordeel is dat ook andere toepassingen hiermee gecombineerd kunnen worden. De middleware laat de informatie cachen – wat minder belastend is voor het ERP – en vormt ze om tot bruikbare data voor andere systemen. Voor wie in de toekomst meerdere systemen wil integreren is middleware de beste keuze.

— Meer dan je webshop

De principes om een ERP-systeem te koppelen aan je e-commerce-platform zijn universeel. Je kan ze ook toepassen om andere platformen te integreren. Zoals webapplicaties, sites en SaaS (Software as a Service) omgevingen.

 

Op zoek naar een partner die je kan helpen om jouw ERP-integratie vlot te laten verlopen? Als ervaren E-business partner bouwen we graag mee aan je succesverhaal. Wij staan paraat om je verschillende processen in kaart te brengen en een verregaande integratie van diverse systemen te realiseren. We kijken er naar uit ook jouw business te begrijpen en samen toegevoegde waarde te creëren voor je organisatie.

 

Samenwerken?

 

 

Dit artikel verscheen in de eerste editie van ons magazine Indie Insights. Dit magazine geeft jou een beeld van de online en digitale mogelijkheden en biedt een draagvlak om effectief aan de slag te gaan. Laat je inspireren en zet obstakels om in opportuniteiten. Download ons magazine hier!